COMERCIAL ALLAN S.A.S (“EL RESPONSABLE” o “LA COMPAÑÍA”), en cumplimiento de lo previsto por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, le informa a través de este aviso que los Datos Personales que usted suministre en virtud de las actividades u operaciones celebradas con LA COMPAÑÍA, serán Tratados mediante el uso y mantenimiento de medidas de seguridad técnicas, físicas y administrativas a fin de impedir que terceros no autorizados accedan a los mismos.
¿Quién es el responsable de las Bases de Datos? COMERCIAL ALLAN S.A.S, sociedad colombiana, identificada con NIT 860053831-1, con domicilio en Cota, Cundinamarca, la cual tiene sus oficinas ubicadas en la Autopista Medellín, Kilometro 1,8, costado sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4. Teléfono (57-1) 2715424. Correo Electrónico sugerencias@heladospopsy.com.
¿Contamos con una Política de tratamiento para los Datos Personales contenidos en nuestras Bases de Datos?
Sí. COMERCIAL ALLAN S.A.S. -Helados Popsy- cuenta con una POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN PERSONAL, la cual estará a su disposición para consulta, conocimiento y acceso en la página www.heladospopsy.com
Los cambios sustanciales que se lleguen a producir en el presente aviso o en las políticas de tratamiento, serán publicados en nuestro sitio web, medio electrónico habitual de contacto con nuestros titulares.
¿Cuál es la finalidad?
Los datos personales serán recolectados y tratados para:
¿Cuáles son los derechos de los titulares de los datos personales?
El titular de los datos tiene los siguientes derechos:
COMERCIAL ALLAN S.A.S. - HELADOS POPSY (“Helados Popsy” o “la Compañía”) es una sociedad colombiana dedicada a la fabricación, venta y distribución de helados. En desarrollo de su objeto social, Helados Popsy realiza actividades que pueden llegar a involucrar tratamiento de datos personales, entre ellas, promociones, eventos, concursos, entre otros. En este sentido, la Compañía se compromete a regirse por la siguiente Política de Tratamiento de Información.
Todos los titulares de cada uno de los datos, recolectados, usados o intercambiados, almacenados divulgados o retenidos y eliminados en cualquier base de datos de la Compañía.
Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
El tratamiento de Datos Personales debe realizarse respetando las normas generales y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.
Principios relacionados con la recolección de Datos Personales.
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente Política, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:
Principio de libertad: Salvo norma legal en contrario, la recolección de los Datos Personales sólo puede ejercerse con la Autorización previa, expresa e informada del Titular-Ver Anexo de Autorizaciones-. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin el previo consentimiento del Titular, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
En este sentido, se deberá informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada. Por lo anterior, no podrá recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad de los mismos. No se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar Tratamiento de Datos Personales.
Principios relacionados con el uso de Datos Personales.
LINEAMIENTOS Y CRITERIOS GENERALES PARA LA DEFINICIÓN DE BASES DE DATOS PERSONALES.
Como parte de los lineamientos para el adecuado tratamiento de los Datos Personales al interior de LA COMPAÑÍA, a continuación se describen los criterios definidos para la conceptualización e identificación de las Bases de Datos que integran su ciclo de Tratamiento de Información Personal:
LINEAMIENTOS GENERALES DEL TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES Y SU FINALIDAD.
PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para el Tratamiento de Datos Personales, LA COMPAÑÍA aplicará los principios que se mencionan a continuación y que han sido previstos por el RCPDP como los lineamientos que deben orientar su recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio:
FINALIDADES Y TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES.
El tratamiento de los datos personales de nuestros clientes, colaboradores y proveedores, o de cualquier persona con la cual LA COMPAÑÍA, tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.
En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
Helados Popsy tratará de manera leal y lícita los Datos Personales para cumplir los fines relacionados con su objeto social y en especial, pero sin limitarse a los siguientes:
En relación con sus colaboradores y aspirantes:
Helados Popsy gestiona Bases de Datos mediante las cuales realiza el Tratamiento de Datos Personales, tales como hoja de vida y datos de contacto del empleado y sus familiares o acudientes en caso de emergencia. Estos datos son utilizados para efectos del cumplimiento de obligaciones internas en materia laboral, de seguridad social y riesgos profesionales, y podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística. Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados En relación con sus clientes:
Helados Popsy realizará el Tratamiento autorizado de Datos Personales de sus clientes para efectos de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o llevar un control interno de las relaciones comerciales vigentes y podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.
En relación con sus proveedores:
Helados Popsy podrá tratar Datos Personales de sus proveedores para efectos de cumplir con sus obligaciones contractuales y/o llevar un control interno de las relaciones comerciales vigentes, así como para verificar la existencia de posibles conflictos, asuntos de independencia, así como la viabilidad financiera, jurídica y comercial de una eventual relación comercial. Los Datos Personales podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.
En relación con otros terceros:
Helados Popsy podrá tratar Datos Personales de otros terceros como resultado de su participación en actividades promocionales o sorteos que la compañía realice directa o indirectamente, en nombre propio o en conjunto con terceros, para efectos de cumplir con las obligaciones y reglas definidas en la normatividad vigente aplicable a estas actividades y/o con los reglamentos de las promociones, así como para verificar la existencia de posibles conflictos, asuntos de independencia. Los Datos Personales podrán ser utilizados para finalidades relativas a información demográfica y estadística y para el desarrollo de actividades promocionales. De igual forma, Helados Popsy podrá encargar el Tratamiento a terceros autorizados.
Helados Popsy también podrá tratar los Datos Personales que en general obtenga para los siguientes
Helados Popsy también podrá:
Respecto de los datos (i) recolectados directamente en puntos donde se realicen actividades de Helados Popsy, (ii) tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y (iii) obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones donde se ejecutan las actividades, éstos se utilizarán para fines de seguridad; y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso.
LINEAMIENTOS GENERALES DE DATOS PERSONALES SEGÚN SU TIPO.
Datos Personales Públicos.
De conformidad con lo previsto por el RCPDP, el Tratamiento de Datos Personales Públicos no requiere la Autorización previa del Titular. No obstante lo anterior, respecto de dichos datos, las instrucciones y manuales contenidos en esta política son aplicables a los Datos Personales Públicos para que LA COMPAÑÍA pueda garantizar el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contemplados en el RCPDP.
Datos Personales de menores de edad.
LA COMPAÑÍA, en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin, deberán aplicarse los
principios y obligaciones establecidos en el RCPDP y, en particular, LA COMPAÑÍA se obliga a que el Tratamiento de los mismos siempre responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
El Tratamiento de Datos Personales de menores de edad requiere, en todo caso, el otorgamiento de Autorización de Tratamiento suscrita por el representante legal o tutor del niño, niña o adolescente-Ver Anexo de Autorizaciones-. De conformidad con el RCPDP, éstos deberán otorgar la Autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
Datos sensibles.
LA COMPAÑÍA restringirá el Tratamiento de Datos Personales Sensibles a aquellos procesos y actividades en los que sea estrictamente indispensable para su adecuado desarrollo.
Para efectos del Tratamiento de Datos Personales Sensibles, LA COMPAÑÍA:
De igual forma, LA COMPAÑÍA podrá hacer uso y tratamiento de los datos sensibles cuando:
De acuerdo con lo anterior y como responsables y/o encargados del uso y tratamiento de la información de nuestros clientes, proveedores y colaboradores, damos cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 de Protección de Datos Personales y demás normas que la reglamentan, y le recordamos que Usted tiene el derecho de solicitar expresamente, en cualquier momento, su corrección, actualización o supresión de su información, poniendo a su disposición nuestra dirección Autopista Medellín Km 1.8, Costado Sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4, Cota, Cundinamarca, nuestro correo electrónico contactenos@heladospopsy.com, o a la línea de Servicio (57-1) 2715424.
DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN OBJETO DE TRATAMIENTO POR PARTE DE COMERCIAL ALLAN S.A.S. - HELADOS POPSY-
El titular de los datos tiene los siguientes derechos:
El aviso de privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier formato que es puesto en conocimiento del Titular, antes o en el momento de la recolección de sus datos, y es el medio por el cual le es informado todo lo relativo con las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, las formas para conocerlas y, en general, las finalidades para las cuales sus datos han sido obtenidos y el Tratamiento que Helados Popsy le dará a los mismos.
De la Autorización. Los obligados a cumplir esta Política deberán obtener de parte del Titular (o su padre o tutor, en el caso de menores de edad) su Autorización previa, expresa e informada para recolectar y Tratar sus Datos Personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de Datos Personales Públicos, Tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica; y datos relacionados con el registro civil de las personas.
Formas y mecanismos para otorgar la Autorización. Para obtener la Autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones: En primer lugar, antes que el Titular de su Autorización es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente: El Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad del mismo; El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre Datos Personales Sensibles o sobre datos de menores de edad Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012; y La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de Helados Popsy. En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del Titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de Consulta posterior (por escrito o de forma oral). Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento. Si el Titular solicita copia de éstos deberá ser suministrada. La Autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el Tratamiento de su información. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser clara(s), de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de Autorizar el Tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.
Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:
El Área Legal de LA COMPAÑÍA, tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de ésta Política. Para el efecto, todos los colaboradores que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de LA COMPAÑÍA, están obligados a reportar estas Bases de Datos al Área Legal y a dar traslado a ésta de manera inmediata, en un término no mayor a dos días, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales. El Área Legal de LA COMPAÑÍA, ha sido designada como área responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Autopista Medellín km 1.8 Costado Sur, Parque Industrial Soko, Bodega 4, Cota, Cundinamarca, al correo electrónico.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad sobre el tratamiento de datos personales, LA COMPAÑÍA, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas para garantizar seguridad a las bases de datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso, indebido, no autorizado, fraudulento o que no se ajuste a la finalidad para la cual fue otorgada la autorización-Ver Anexo de Autorizaciones-.
Según lo previsto por el RCPDP, los Responsables deben adoptar políticas que garanticen la existencia de una estructura administrativa, proporcional a su tamaño empresarial, que les permita adoptar e implementar adecuadamente un Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
En línea con lo anterior, LA COMPAÑÍA ratifica su compromiso con la implementación de un Programa Integral de Gestión de Datos Personales y, en particular, en la adopción de medidas y políticas internas que garanticen el fortalecimiento de una cultura de respeto a la protección de Datos Personales y el respeto de los derechos de sus Titulares.
De conformidad con lo previsto por el Artículo 23 del Decreto 1377 de 2013 (hoy recogido en el Decreto 1074 de 2015), todo Responsable debe designar a una persona o área que “asuma la función de protección de datos personales”, área que “dará trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el presente Decreto”.
Helados Popsy instala diversos medios de video y fotografía en las instalaciones. Helados Popsy informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de la compañía y sus productos. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.
La compañía se abroga el derecho de cambiar, modificar o adicionar la presente política cuando las circunstancias así lo exijan o cuando haya cambio en las necesidades del negocio. Dichos cambios serán informados a todos los titulares de los datos y los mismos medios por los cuales se ha difundido esta política.
Cuando sea necesaria una excepción a esta política, esta debe presentar por escrito a la Gerencia General quién evaluará si es procedente o no.
Todos los colaboradores de LA COMPAÑÍA, son responsables directos en el manejo y la aplicación de este documento. Si en su implementación persisten dudas o se genera algún inconveniente, el colaborador deberá acudir a la Gerencia General y/o Dirección de Control Interno para la validación o aclaración de lo que suscite alguna duda.
Estas son las políticas de tratamiento de información que serán aplicables y la forma de acceder a las mismas. Las Cuales entran en vigencia el 23 de agosto de 2013 y hasta la Expedición de otras o cambio sustancial de las mismas.
Versión No. Fecha Actualización Modificación
02 02 Octubre 2019 Actualización de correo electrónico
FO-LG-01-091 AUTORIZACION DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA CLIENTES Y PROVEEDORES.
FO-LG-01-199 AUTORIZACION DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES PARA ASPIRANTES Y EMPLEADOS.
FO-LG-01-200 AUTORIZACION VIDEO VIGILANCIA PUNTO DE VENTA. FO-LG-01-203 AVISO DE PRIVACIDAD.